Jouw opdracht

De vakgroep Marketing, Innovatie en Ondernemerschap van de Universiteit Gent is op zoek naar een secretariaatsmedewerker die mee instaat voor het financieel beheer en de administratieve opvolging van projecten en dienstverlening in de vakgroep. Dit omvat volgende taken:

• Je ondersteunt het financieel en boekhoudkundig beheer van de vakgroep. Dit omvat onder andere het:
  • opvragen en opvolgen van offertes, opmaken en verwerken van bestelbonnen, facturen en verkoopfacturen in het boekhoudkundige softwaresysteem (SAP);
  • verwerken van onkosten van professoren en onderzoekers in het financieel systeem;
  • fungeren als tussenpersoon bij contacten met de financiële dienst van UGent;
  • het wegwijs maken van onderzoekers in de gangbare procedures met betrekking tot financieel (project)beheer aan de UGent;
  • het ondersteunen van de administratieve opvolging van de rapporterings-verplichting door projectpromotoren en mandaathouders.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de vakgroep. Dit omvat onder andere het:
  • helpen bij de administratie en logistieke organisatie van activiteiten, zoals personeelsdag, PhD verdedigingen, congressen, research day, …;
  • administratieve ondersteuning bij dienstreizen, zoals boeking hotel, vervoer, …;
  • ondersteuning van het onthaal op de vakgroep: beantwoorden van telefonische oproepen en e-mails, ontvangen van bezoekers, agendabeheer, verschaffen van standaardinformatie en inlichtingen, instaan voor briefwisseling, verslaggeving en informatiedoorstroming naar de vakgroepleden alsook deelname aan de permanentie van het secretariaat.
• Je werkt mee aan de administratieve en logistieke ondersteuning van het onderwijs dat georganiseerd wordt vanuit de vakgroep. Daarnaast neem je ook piekgebonden taken op, zoals de ondersteuning bij de organisatie van examens.
• Je werkt taakoverschrijdend samen met andere ATP-leden en fungeert als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten binnen de vakgroep. 

De functie-invulling is dynamisch zodat een accuraat antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen de vakgroep Marketing, Innovatie en Ondernemerschap.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Griet Blondé via griet.blonde@ugent.be of 09 264 34 96. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels;
• Je hebt kennis van de gebruikelijke softwaretoepassingen (MS Office);
• Eerdere werkervaring in een soortgelijke functie (algemene administratieve ondersteuning) is een groot pluspunt;
• Ervaring op gebruikersniveau van het financieel boekhoudkundig softwarepakket SAP of een gelijkwaardig pakket is aanbevolen;
• Kennis van een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

Vaardigheden en attitudes

• Je bent administratief sterk maar ook hands-on. Je werkt nauwkeurig en goed georganiseerd en je voelt je thuis in administratieve processen;
• Je kan zelfstandig werken maar bent ook een teamspeler die regelmatig met collega’s afstemt en constructief bijdraagt tot een gezamenlijk resultaat;
• Je bent leergierig: je staat open voor feedback en zoekt naar kansen voor verdere groei & ontwikkeling. Dit betekent dat je openheid toont naar nieuwe werkmethodes en -systemen en bereid bent om deel te nemen aan opleidingen;
• Je bent communicatief en hebt een klantvriendelijke houding;
• Je bent flexibel ingesteld; je gaat soepel om met een variërende werklast doorheen het academiejaar en met een evoluerende taakinhoud.
   

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 21-04-2025 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ of contacteer ons via selecties@ugent.be of 09 264 34 36.