Jouw opdracht

De faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen vormt een complexe en grote entiteit die sterk verweven is met het Universitair Ziekenhuis Gent. Met deze vlinderfunctie vangen we acute administratieve noden op die ontstaan door afwezigheden van collega’s en bieden we ondersteuning bij tijdelijke pieken in de werkdruk. Vanuit deze vlinderfunctie werk je flexibel mee aan administratieve taken binnen de verschillende vakgroepen en facultaire diensten. Je ontpopt je tot een echte administratieve duizendpoot.

Om je een idee te geven over het concrete takenpakket vind je hieronder een aantal aspecten die aan bod komen kunnen komen. De onvoorspelbaarheid van de concrete taakinhoud is eigen aan deze vlinderfunctie. Veelal worden diverse taken bij verschillende entiteiten gecombineerd.

• Je staat in voor financiële administratie in SAP en financieel projectbeheer: facturen en onkostennota’s verwerken, bestellingen plaatsen, fungeren als proxy voor financiële handelingen, budgetopvolging,…
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning, waaronder: agendabeheer, verslaggeving, gegevens verzamelen en verifiëren, dossiers afhandelen.
• Je biedt logistieke ondersteuning, zoals de organisatie van vergaderingen en evenementen (congressen, studiedagen,…).
• Je staat in voor administratieve ondersteuning van het onderwijs, zoals opmaken van examens, instaan voor examentoezicht, opvolgen puntenverwerking, communicatie lesgevers, planning, opvolging stages, …
• Je staat in voor personeelsadministratie, waaronder contracten initiëren, personeelsdossiers opvolgen, …

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Joke Vanden Broecke via joke.vandenbroecke@ugent.be of 09/3320427. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je beschikt over administratieve ervaring.
• Je hebt ervaring met financieel beheer in een professionele context.
• Je hebt goede kennis van de courante MS Office toepassingen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook; MS Teams).
• Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands (mondeling en schriftelijk) en een basiskennis van het Engels.
• Relevante ervaring binnen een context Hoger Onderwijs is een pluspunt.

Vaardigheden en attitudes

• Je bent heel flexibel en bereid om te werken in verschillende teams (afhankelijk van de nood).
• Je kan snel schakelen tussen uiteenlopende taken en veranderende omgeving (werkplek en collega’s).
• Je hebt een snel leervermogen en floreert in een snel wisselende werkomgeving.
• Je bent stressbestendig en ziet in nieuwe zaken een uitdaging.
• Je signaleert problemen of kansen, je ‘ziet’ het werk en onderneemt zelf acties waar nodig.
• Je bent een leergierige persoonlijkheid die houdt van nieuwe uitdagingen.
• Je zorgt voor een vlotte overdracht van je opgenomen dossiers.
• Je leert graag bij en bent in staat om snel nieuwe (UGent-specifieke) softwarepakketten aan te leren.
• Je bent teamgericht, klantgericht en hebt een ondersteunende ingesteldheid.
• Je bent mondeling en schriftelijke een goede communicator.
• Je hebt een positieve werkattitude en bent oplossingsgericht.
• Je kan zelfstandig en in team werken.
• Je bent wendbaar in functie van werklast.
• Je bent plichtbewust en discreet.
   

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst voor de periode van 19 mei 2026 t.e.m. 18 mei 2027 in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 09-02-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.