Jouw opdracht

Algemeen: je treedt op als secretariaatsmedewerker van de vakgroep en je ondersteunt de front officer bij o.a. het opstarten, opvolgen en afsluiten van onderzoeksprojecten binnen de vakgroep. Je ondersteunt ook collega’s met administratieve en onderwijstaken. Je maakt deel uit van het vakgroepsecretariaat met momenteel 6 collega’s.
Concreet houdt dit o.a. in:

• Aanspreekpunt voor financiële vragen binnen de vakgroep: het opvolgen van onderzoeksfinanciering en zorgen voor een correcte informatie en communicatie, het voorbereiden van onderzoeksrapporten, het plaatsen en opvolgen van bestellingen…
• Algemeen secretariaat en aanspreekpunt: het opvolgen van de secretariaatsmailbox, telefoonpermanentie, bestellingen doen voor het secretariaat…
• Ondersteuning bieden bij onderwijstaken, met name het inplannen van lessen, communicatie met lesgevers en studenten, examentoezicht, verwerking examenresultaten, inplannen en/of bijwonen vergaderingen enz.
• Aanspreekpunt voor IT-zaken, zoals netwerkproblemen, instellingen pc/laptop/printer, Teams-oplossingen enz.
• Taakoverschrijdend samenwerken met andere ATP-leden en fungeren als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten. 

De functie-invulling is dynamisch, zodat een accuraat antwoord geboden kan worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Beatrijs Vermaercke, vakgroepmanager, via beatrijs.vermaercke@ugent.be of 09/332 18 72. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt ervaring met financiële administratie en rapportering.
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Je hebt een grondige kennis inzake de courante softwarepakketten MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams).
• Ervaring met secretariaatswerk strekt tot aanbeveling.
• Je hebt interesse in websitebeheer, nieuwe IT-platformen en digitalisering. 
• Affiniteit (werksetting) met de zorg- en ziekenhuiscontext is een meerwaarde.
• Kennis van SAP, Concur, Oasis, Ufora zijn een pluspunt.

Vaardigheden en attitudes

• Je beschikt over uitstekende administratieve en organisatorische vaardigheden. 
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. 
• Je bent sociaal vaardig.
• Je bent flexibel ingesteld (piekmomenten), je bent polyvalent en je kan je gemakkelijk aanpassen met het oog op zeer gevarieerde taken.
• Je kan zelfstandig maar ook teamgericht werken.
• Je hebt een stipte en nauwgezette werkattitude; punctueel en integer.
• Je hebt een professionele en klantgerichte houding.
• Je kan goed omgaan met strikte deadlines.
• Je neemt vlot verantwoordelijkheid op.

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst voor 6 maanden in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor OF een diploma hoger secundair onderwijs met 10 jaar relevante ervaring.

Bezorg ons ten laatste op 07-04-2025 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.