Jouw opdracht

De vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde (https://www.ugent.be/ge/biomolecular-medicine/en) is één van de tien vakgroepen binnen de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. We zijn een interdisciplinair en geïnspireerd team dat, gedreven door wetenschappelijke nieuwsgierigheid, de uitdagingen in het (bio)moleculair onderzoek ten dienste van de patiënt en de maatschappij aangaat.

Als front officer/ beleidsmedewerker financieel beheer sta je in voor de financieel-administratieve opvolging van onderzoeksprojecten en eigen middelen voor de budgethouders (professoren en postdoctorale onderzoekers) van de vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde. Daarnaast ondersteun je verschillende onderzoeksgerelateerde initiatieven in de vakgroep. Jouw kerntaken omvatten:

• Je treedt op als financieel manager voor de budgethouders en bent verantwoordelijk voor het volledige beheer in SAP en de financiële rapportering voor elk project.
• Je bent verantwoordelijk, i.s.m. de budgethouders, voor de opmaak van een meerjarenplanning qua budget en resource planning en voorziet de toekomstige evolutie van projecten en benodigde middelen.
• Je bent verantwoordelijk voor het hele proces van aanvraag tot afsluiten van projecten en bent op de hoogte van alle financiële informatie en richtlijnen van de financieringskanalen.
• Je staat in voor de opmaak en uitvoering van verschillende plannen m.b.t. facturatie, doorstorting, personeel en verantwoording.
• Je staat in voor het opmaken van financiële tussentijdse en eindverantwoordingen, in samenwerking met de projectpromotoren en de centrale administraties.
• Je biedt op een klantvriendelijke, nauwgezette en proactieve manier ondersteuning aan de projectpromotoren en –medewerkers.
• Je bent het aanspreekpunt voor de betrokken centrale diensten aan de UGent en vertegenwoordigers van financierende organisaties.
• Je ondersteunt de werking van de werkgroep onderzoek d.m.v. het plannen van vergaderingen, het (proactief) voorbereiden van de vergaderingen en het opvolgen van actiepunten.
• Je neemt een coördinerende en uitvoerende rol op bij de organisatie van vakgroepbrede en/of -overschrijdende seminaries en de onderzoeksdag in de vakgroep.
• Je neemt een coördinerende rol op bij de organisatie van initiatieven met als doel het bevorderen van onderzoeksamenwerkingen in de vakgroep.
• Je staat in voor een efficiënte communicatie in de vakgroep m.b.t. nieuws over zowel onderzoek als financieel projectbeheer.
• Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken en invoeren van verbetervoorstellen bij moeilijkheden bij dagelijkse werkprocessen en procedures met als doel het verhogen van de efficiëntie.

Occasioneel kan je ingeschakeld worden voor ad hoc taken afhankelijk van de noden in de vakgroep.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Emmy Van Quickelberghe, vakgroepmanager Biomoleculaire Geneeskunde via emmy.vanquickelberghe@ugent.be of 09 224 98 61. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je beschikt over een masterdiploma.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten (MS Office). Excel kent voor jou geen geheimen.
• Je bent vertrouwd met boekhoudkundige software of bent bereid om je daarin in te werken.
• Ervaring met SAP is een pluspunt.
• Ervaring met financiële administratie, bij voorkeur in een projectomgeving, is een pluspunt.
• Kennis van de financiële richtlijnen van (inter)nationale onderzoeksprojecten is een pluspunt.
• Je hebt een sterke interesse in, en bent bij voorkeur vertrouwd met financieel beheer en projectmanagement.
• Je hebt een sterke interesse in het onderzoek dat uitgevoerd wordt in onze vakgroep en faculteit. 

Vaardigheden en attitudes

• Je bent analytisch en hebt een sterk cijfermatig inzicht.
• Je neemt initiatief en kan zelfstandig werken.
• Je bent klantgericht en beschikt over een gezonde dosis assertiviteit.
• Je bent een sterke planner, kan prioriteiten stellen en bent stressbestendig.
• Je bent sociaalvaardig, communicatief en rapporteert spontaan over de stand van zaken.
• Je werkt nauwkeurig, bent discreet en integer.
• Je bent leergierig, bent bereid de interne opleiding en bijscholing voor de functie te volgen en mee te groeien in een veranderende werkomgeving.
• Je bent besluitvaardig en je kan knopen doorhakken.
• Je kan een coachende rol opnemen en je bent een verbinder.
• Je hebt een positieve ingesteldheid en je kan enthousiasmeren.
• Je bent flexibel.
   

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst t.e.m. 31/10/2026 in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

Deze functie geeft jou de kans om meer te leren over de interne werking van een universitaire vakgroep met een sterke onderzoeksoutput. Je zal betrokken worden bij en ervaring opdoen met een brede variatie aan onderzoeksprojecten en -initiatieven en een netwerk opbouwen met verschillende toponderzoekers binnen de vakgroep. 

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.

Bezorg ons ten laatste op 05-01-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.