Jouw opdracht

Binnen UGent hebben medewerkers de mogelijkheid om tijdelijk in het buitenland te verblijven voor een dienstreis, veldwerk, onderzoek, een congres of een sabbatical. Daarnaast zijn er medewerkers die (tijdelijk) terugkeren naar hun thuisland om van daaruit te werken, of een tewerkstelling in meerdere landen combineren. Deze internationale mobiliteit brengt extra verplichtingen met zich mee, zoals acties rond sociale zekerheid, fiscaliteit, verblijfsrecht en het recht om lokaal te werken. Ook de lokale wetgeving voor werkgevers moet worden opgevolgd. 

Als Expert Outgoing Mobility binnen het International Staff Office zorg jij ervoor dat deze mobiliteitsprocessen administratief correct en efficiënt verlopen. Je volgt de relevante regelgeving op en ondersteunt zowel medewerkers als de universiteit bij de administratieve en wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit deze internationale tewerkstellingen. 

Jouw verantwoordelijkheden:

• Administratieve verwerking: 
  • Je staat in voor een correcte registratie van buitenlandse tewerkstelling bij de sociale zekerheid en fiscaliteit, zowel bij de overheidsdiensten als in interne HR-systemen
  • Je structureert de verschillende dossiers met het oog op een langdurige opvolging
  • Je hebt basiskennis van buitenlandse payroll en schaduwpayroll en toepassing van internationale, Europese en Belgische wetgeving 
  • Je assisteert in een aanbestedingsprocedure voor het werven van een consultancybureau voor internationale tewerkstelling en opvolging van buitenlandse payroll

• Begeleiding en communicatie 
  • Je fungeert als aanspreekpunt voor alle vragen over outgoing mobility, zoals visa, verzekeringen, attesten, verblijfsregistratie en recht om lokaal te werken
  • Je analyseert situaties van tewerkstelling of verblijf in het buitenland en je kan een gepast advies formuleren over de verplichtingen van UGent, de vakgroep en de werknemer
  • Je communiceert professioneel met overheidsdiensten, consultancybureaus, andere werkgevers en medewerkers
  • Je ontwikkelt en houdt algemene communicatie over outgoing mobility up to date, inclusief FAQ’s en procedure beschrijvingen

• Coordinatie en procesverbetering
  • Je stroomlijnt verschillende interne processen rond internationale mobiliteit en volgt deze mee op
  • Je werkt samen met interne en externe teams binnen en buiten HR om de mobiliteitsprocessen te optimaliseren 
  • Je signaleert knelpunten in processen en maakt verbetervoorstellen op
  • Je denkt mee na over het wenselijke outgoing mobility beleid van de UGent. Je implementeert nieuwe richtlijnen en zorgt voor een vertaling in procedures, communicatie en advies

• Rapportage en monitoring
  • Je voert nauwkeurige en doelgerichte controles uit op buitenlandse adressen of tewerkstelling in het buitenland 

• Je bent bereid om mee te werken aan andere projecten binnen het International Staff Office en bij te dragen aan bredere initiatieven rond internationale mobiliteit.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Tineke De Bock, teamleader International Staff Office via tineke.debock@ugent.be te bereiken via e-mail of Teams. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt ervaring met internationale mobiliteit of HR-administratie 
• Je hebt kennis van internationale en Belgische wetgeving inzake sociale zekerheid en fiscaliteit
• Je hebt ervaring met (internationale) payroll
• Eerdere ervaring met internationale tewerkstelling of advisering over outgoing mobility is een pluspunt
• Je bent in staat om complexe regelgeving te vertalen naar duidelijke adviezen
• Je hebt een goede kennis van Nederlands en Engels. Kennis van een derde wereldtaal is een pluspunt 
• Je hebt eventueel kennis van HR-systemen en tools die relevant zijn voor het beheer van internationale mobiliteit (bijv. SAP HR)
• Je beschikt over interculturele communicatievaardigenheden omdat je werkt met een internationaal en divers publiek

Algemene competenties

• Je hebt interesse in internationale tewerkstelling. Eigen ervaring van een langer verblijf in het buitenland is een pluspunt
• Je kan vlot in team samenwerken binnen en buiten HR en communiceert open met collega’s
• Je hebt een hoge mate van zelfstandigheid om dossiers op te volgen
• Je hebt organisatorische vaardigheden om verschillende dossiers tegelijk te beheren en op te volgen
• Je hebt een analytische blik en kan probleemoplossend denken en wetgeving interpreteren
• Je hebt voldoende digitale vaardigheden en kan vlot overweg met HR-systemen, overheidsportalen en andere digitale tools voor databeheer
• Je toont initiatief en werkt proactief 
• Je werkt nauwkeurig en zet doelgerichte controle acties op
• Je bent communicatief vaardig en in staat om vlot samen te werken met diverse stakeholders. Je kan klantgericht communiceren. Je kan complexe regelgeving vertalen naar begrijpbare acties en adviezen
• Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke en persoonlijke gegevens van medewerkers
• Je kan omgaan met deadlines, ad-hoc vragen en een snel veranderende regelgeving of procedures
   

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van:

• een diploma van master
• of een diploma van bachelor, aangevuld met minstens 5 jaar relevante werkervaring

Bezorg ons ten laatste op 13-04-2025 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.