Jouw opdracht

Voor vele studenten is het kunnen huren van een kot een voorwaarde om te kunnen deelnemen aan het hoger onderwijs. Het tekort aan vooral betaalbare studentenhuisvesting wordt echter een steeds grotere drempel waardoor studenten afhaken. Huisvesting heeft daarom de ambitie om het huidige aanbod van 2.350 studentenkamers uit te breiden naar 6000. Om die doelstelling mee te helpen realiseren zijn we o.a. op zoek naar een enthousiaste Teamleider administratie.

Het team administratie situeert zich binnen de Servicecluster Huisvesting en valt samen met de andere Teamleiders (Community en Facility) onder directe aansturing van het hoofd Huisvesting. Het Team Administratie staat o.a. in voor de verwerking van kameraanvragen, het informeren van studenten over de private huurmarkt, de financiële administratie van de servicecluster en het organiseren van een onthaal.

Als teamleider sta je in voor de dagelijkse leiding en aansturing van het team administratie met het oog op het realiseren van een laagdrempelige en kwaliteitsvolle dienstverlening voor huurders (in spe). Jouw voornaamste opdrachten en verantwoordelijkheden:

• Je geeft leiding aan het team administratie en creëert een positieve, stimulerende werkomgeving
• Je ondersteunt de professionele groei van je teamleden en zorgt dat hun talenten optimaal worden ingezet.
• Je werkt mee aan beleidsvoorbereiding en draagt bij aan de realisatie van onze groeiambitie (6.000 studentenkamers), met focus op kostenoptimalisatie en digitalisering
• Je vertaalt strategische doelstellingen naar concrete acties en resultaten. Samen met het hoofd formuleer je doelstellingen en indicatoren voor je team
• In overleg met de communicatieverantwoordelijke van de servicecluster ontwikkel je initiatieven die het aanbod brengen naar de meest kwetsbare studenten
• Je bewaakt de huurinkomsten en je creëert een optimale bezettingsgraad in de gebouwen
• Je analyseert kostenstructuren en werkt actief mee aan financiële optimalisatie
• Je creëert en bewaakt duidelijke processen voor een vlotte informatiedoorstroom en taakverdeling
• Je participeert in allerlei overlegmomenten zoals het overleg met externe partners (bijv. Kotatgent)
• Je overlegt intern met vakgroepen en faculteiten om het huisvestingsbeleid vorm te geven
• Je volgt de huurwetgeving op, reviseert de reglementering en houdt ze up to date
• Je volgt de klantentevredenheid op en je behandelt klachten
• Je rapporteert over de werking, het bereik en de impact van je team en doet aanbevelingen op basis van data-analyse
• In piekmomenten ondersteun je het team in operationele taken

Dankzij jouw bevlogenheid en enthousiasme weet je je collega’s te inspireren en enthousiast te maken voor de initiatieven die je uitwerkt en in gang zet. Reken op een afwisselende functie waar je samen met het hoofd een uitdagende invulling kan aan geven.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Francis Ascoop, hoofd Huisvesting, via Francis.Ascoop@UGent.be of 09 264 71 08. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt aantoonbare ervaring met het aansturen van een team
• Je hebt ervaring in de coördinatie van administratieve processen binnen een dienstverlenende omgeving
• Je bent vertrouwd met beleidsvoorbereidend werk, procesoptimalisatie en organisatieontwikkeling
• Je beschikt over sterk cijfermatig en financieel inzicht
• Ervaring binnen de publieke sector, het hoger onderwijs of huisvestingsbeheer is een pluspunt
• Kennis van huurwetgeving en regelgeving rond studentenhuisvesting is een troef
• Je werkt vlot met MS Office en digitale tools
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk

Vaardigheden en attitudes

• Je bent een verbindende leidinggevende die motiveert, coacht en ontwikkelt
• Je bent resultaatgericht, analytisch en kan op basis van data onderbouwde beslissingen nemen
• Je denkt strategisch en je kunt je inzichten omzetten in concrete en effectieve acties
• Je werkt planmatig, nauwkeurig en met oog voor detail
• Je bent flexibel en stressbestendig
• Je stelt prioriteiten en organiseert taken efficiënt
• Je bent klantgericht, diplomatisch en kan klachten professioneel afhandelen
• Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en kan vlot schakelen tussen verschillende gesprekspartners (studenten, collega’s, externe partners)
• Je kan gemakkelijk omgaan met onvoorziene omstandigheden. Je hebt een positieve ingesteldheid waarmee je medecollega’s kan ondersteunen in veranderingsprocessen
• Je hebt voeling met de leefwereld van (internationale) studenten

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.

Bezorg ons ten laatste op 27-01-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.